Выявленные дефекты оборудования выявляются либо при приемке оборудования (видимые) и отражаются в акте о результатах проверки изделий и журнале ВК. Либо в процессе его монтажа и пуско-наладки, производится с представителем завода-изготовителя (иначе завод претензии может не принять). Поэтому сразу же узнайте, можно ли вскрывать ящики с оборудованием без представителя завода-изготовителя. Акт заполняется по форме ОС-16. Если вы его оформили, о нем все знают, и вы собираетесь приложить его в ИД, то обязательно должен быть при этом акт об устранении этих дефектов, если его не будет, то лучше ОС-16 не прикладывать в ИД.
Обычно заказчик сразу оформляет акт о выявленных дефектах, в котором пишут что все хорошо, в полном комплекте вместе с документацией (их за это писдят), но этот акт нужен еще и для оформления выявленных дефектов в процессе монтажа и пуско-наладки (что сразу не выявишь) согласно Постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Так что заказчик не отмажется от дефектов, если при входном контроле они были не выявлены.
Очень часто приходит что-либо не то, с дефектами или без документации. Много чего можно исправить на месте и по возможности всегда так и делается. Если эти косяки потом точно не всплывут и это не повесят на монтажников (раз дефектов не было, то косяк в монтаже), то лучше не подымать бучу, а сделать как говорят. Если есть риски того, что могут косяки повесить на нас, то лучше оформить как положено. Оформить актом о результатах проверки изделий можно все включая и отсутствие сопроводительной документации. Актом о выявленных дефектах можно и нужно оформлять дефекты, которые невозможно было выявить сразу, а только при испытаниях и ПНР (не работающее оборудование и т.п.). В журнале ВК можно указать, что к монтажу пригоден после контроля наличия отсутствующей сопроводительной документации, а потом провести отдельный ВК на пришедшую документацию. Либо вообще к монтажу не пригоден, если дефекты критические.