Материалы

Руководство по подготовке и сдаче ГИПу проектной документации в электронном виде (для формирования электронного архива) v2 от 2012-02-07

Руководство по подготовке и сдаче ГИПу проектной документации в электронном виде (для формирования электронного архива) v2 от 2012-02-07

Разработано в 2009 году ГИП-ом ОАО "Волгоэнергопромстройпроект" (г. Самара) как временное руководство для реализации одного из проектов.

Документ предлагает методику формирования электронного архива с использованием подручных средств - файловой системы Windows (то есть без использования специальных программ для электронного документооборота).
Базовый подход состоит в том, чтобы присваивать файлам проектных документов "говорящие" имена и раскладывать их в папки, повторяющие структуру "бумажного" проекта. Подход прост и понятен, т.к. во многом схож с работой с бумажными документами.

Содержание

Введение: о необходимости формирования электронного архива проектов.
1. Комплектация электронного архива проекта и передача проекта заказчику в электронном виде.
2. Наименование файлов.
3. Наименование папок.
4. Краткие комментарии в именах файлов и папок.
5. Составные документы (расчетно-пояснительные записки и т.п.).
6. Другие вспомогательные материалы в составе электронного архива (добровольно).
7. Сметная документация.
8. Исправление «беловиков», синхронизация бумажной и электронной версий документов, сканирование (до выдачи заказчику).
9. Отработка замечаний экспертизы, внесение изменений в файлы, выданные заказчику.
10. Требования по предварительной подготовке файлов перед распечаткой и передачей в архив.
11. Требования к отсканированным документам.
12. Рекомендации по разработке документации в электронном виде.
13. Советы: как ускорить свою работу с файлами.
14. Техническая поддержка.
15. Заключение.
История изменений пособия

Страниц: 18 (содержит примеры и иллюстрации)

(дата первого выпуска документа: 2009-10-28, v1)
(дата последнего обновления: 2012-02-07, v2)

Документ не идеален, но может послужить пользователям как подоснова для разработки собственных стандартов формирования электронных архивов и электронного документооборота.

* Одно из упущений предлагаемой методики маркировки файлов - не прописана стадия проектирования.